แนวปฏิบัติในการร้องเรียน

     บริษัท น้ำตาลมิตรผล จำกัด และบริษัทย่อย ตระหนักและให้ความสำคัญในการดำเนินธุรกิจด้วยความซื่อสัตย์ โปร่งใส และเป็นธรรม รวมถึงการปฏิบัติต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอย่างเท่าเทียมกันตามหลักการกำกับดูแลกิจการที่ดีและจรรยาบรรณมิตรผล จึงได้กำหนดให้มีแนวปฏิบัติ เรื่อง การร้องเรียน (Whistleblowing) เพื่อเปิดโอกาสให้ทุกฝ่ายร่วมกันสอดส่องดูแล ให้ข้อมูล เบาะแส หรือแจ้งการร้องเรียนเกี่ยวกับการปฏิบัติหน้าที่ พฤติกรรมและการกระทำต่างๆ ที่ไม่เหมาะสมของบุคลากรมิตรผล รวมทั้งได้จัดให้มีกระบวนการตรวจสอบที่ดี เพื่อสร้างความเป็นธรรมและความเสมอภาคให้กับทุกฝ่าย

คำจำกัดความ

บริษัท หมายถึง บริษัท น้ำตาลมิตรผล จำกัด และบริษัทย่อย

บุคลากรมิตรผล หมายถึง กรรมการ ที่ปรึกษา ผู้บริหารและพนักงานของบริษัท น้ำตาลมิตรผล จำกัด และบริษัทย่อย

การร้องเรียน หมายถึง ประเด็นเกี่ยวกับการปฏิบัติหน้าที่ พฤติกรรม หรือการกระทำต่างๆ ของบุคลากรมิตรผล ที่มีลักษณะฝ่าฝืน หรือไม่ปฏิบัติตามกฎหมาย กฎ ระเบียบ ข้อบังคับ นโยบายการกำกับดูแลกิจการที่ดี นโยบายต่อต้านการทุจริตและคอร์รัปชัน ตลอดจนนโยบายและแนวปฏิบัติอื่นที่เกี่ยวข้อง หรือขัดต่อจรรยาบรรณมิตรผล

ผู้ร้องเรียน หมายถึง ผู้ใดก็ตาม ทั้งที่เป็นบุคลากรมิตรผลหรือบุคคลภายนอก ที่เป็นผู้ได้รับความเสียหาย หรือพบเห็น สงสัย หรือแจ้งเบาะแสเกี่ยวกับการปฏิบัติหน้าที่ พฤติกรรม หรือการกระทำต่างๆ ของบุคลากรมิตรผล ที่มีลักษณะฝ่าฝืน หรือไม่ปฏิบัติตามกฎหมาย กฎ ระเบียบ ข้อบังคับ นโยบายการกำกับดูแลกิจการที่ดี นโยบายต่อต้านการทุจริตและคอร์รัปชัน ตลอดจนนโยบายและแนวปฏิบัติอื่นที่เกี่ยวข้อง หรือขัดต่อจรรยาบรรณมิตรผล

ผู้ถูกร้องเรียน หมายถึง บุคลากรมิตรผล ผู้ที่ถูกกล่าวหา ผู้กระทำ ซึ่งปฏิบัติหน้าที่มีพฤติกรรมหรือกระทำการที่มีลักษณะฝ่าฝืน หรือไม่ปฏิบัติตามกฎหมาย กฎ ระเบียบ ข้อบังคับ นโยบายการกำกับดูแลกิจการที่ดี นโยบายต่อต้านการทุจริตและคอร์รัปชัน ตลอดจนนโยบายและแนวปฏิบัติอื่นที่เกี่ยวข้อง หรือขัดต่อจรรยาบรรณมิตรผล

ขอบเขตการรับการร้องเรียน

การรับเรื่องร้องเรียนตามแนวปฏิบัตินี้ จะไม่ครอบคลุมการร้องเรียนที่เข้าข่าย กรณีดังต่อไปนี้

1. การฟ้องร้องนั้นเป็นคดีอยู่ในศาล หรือศาลได้มีคำพิพากษา หรือมีคำสั่งถึงที่สุดแล้ว
2. มีมติถึงที่สุดแล้ว
3. ผู้ถูกร้องเรียนพ้นสภาพจากการเป็นบุคลากรมิตรผล
4. เป็นเรื่องที่ไม่สามารถหาพยานหลักฐานเพียงพอที่จะดำเนินการต่อได้

ขั้นตอนการร้องเรียน

1. ทำการร้องเรียนหรือแจ้งข้อมูล เบาะแสไปยังช่องทางที่บริษัทกำหนดไว้ ทั้งนี้บริษัทจะดำเนินการตรวจสอบภายใต้การคุ้มครองผู้ร้องเรียนและการรักษาความลับ
2. กรณีที่ข้อมูลการร้องเรียนหรือการแจ้งเบาะแสไม่ครบถ้วนเพียงพอที่จะดำเนินการต่อไปได้ และไม่สามารถ   หาข้อมูลเพิ่มเติมได้ หรือไม่ได้รับข้อมูลเพิ่มเติมจากการสอบถามกลับไปยังผู้ร้องเรียน เมื่อครบกำหนด 90 วัน นับแต่วันที่ได้รับข้อร้องเรียน คณะกลั่นกรองเรื่องร้องเรียนจะทำการแจ้งปิดเรื่องร้องเรียนฉบับนั้นตามระบบการร้องเรียน ทั้งนี้ หากภายหลังผู้ร้องเรียนมีการให้ข้อมูลเพิ่มเติม จะดำเนินการตามกระบวนการร้องเรียนอีกครั้ง
3. กรณีที่บริษัทพบว่าการให้ข้อมูลเบาะแสหรือแจ้งการร้องเรียนดังกล่าว หากพิสูจน์ได้ว่ามีเจตนากลั่นแกล้ง กล่าวหา หรือให้ร้ายบุคคลอื่น โดยใช้ข้อความหรือหลักฐานที่พิสูจน์ได้ว่าไม่เป็นความจริง ผู้ให้ข้อมูลที่ไม่เป็นความจริงจะถูกดำเนินคดีตามกฎหมายหรือต้องโทษทางวินัยตามระเบียบข้อบังคับการทำงานของบริษัท

การคุ้มครองผู้ร้องเรียนและการรักษาความลับ

     เพื่อเป็นการคุ้มครองสิทธิของผู้ร้องเรียน ผู้แจ้งเบาะแส ผู้ถูกร้องเรียน หรือผู้มีความเกี่ยวข้องกับการร้องเรียน รวมถึงข้อมูลและหลักฐานในการตรวจสอบหาข้อเท็จจริงจนจบสิ้นกระบวนการ บริษัทจึงได้กำหนดให้มีการคุ้มครองและการรักษาความลับของผู้เกี่ยวข้องกับการร้องเรียน ดังนี้

1. ผู้ร้องเรียนและผู้ให้ข้อมูลสามารถเลือกที่จะเปิดเผยหรือไม่เปิดเผยตนเองได้ หากเล็งเห็นว่าจะทําให้เกิดความไม่ปลอดภัย หรือเกิดความเสียหายใดๆ ต่อตนเองหรือผู้อื่น
2. บริษัทถือว่าข้อมูลและหลักฐานที่เกี่ยวข้องเป็นความลับ จะเปิดเผยเฉพาะหน่วยงานที่รับผิดชอบในการสอบสวนข้อเท็จจริง โดยคํานึงถึงความปลอดภัยและความเสียหายของผู้ร้องเรียน ผู้ถูกร้องเรียน หรือ ผู้ที่เกี่ยวข้องในการตรวจสอบ เว้นแต่เป็นการเปิดเผยตามที่กฎหมายกำหนด
3. ผู้ร้องเรียนและผู้ให้ข้อมูลจะได้รับการคุ้มครองจากบริษัท หากเล็งเห็นว่าเป็นเรื่องที่มีแนวโน้มที่จะเกิดความเดือดร้อน เสียหาย หรือเกิดความไม่ปลอดภัยต่อตนเองหรือผู้อื่น
4. ผู้ถูกร้องเรียนต้องได้รับการปฏิบัติด้วยความเป็นธรรมตามหลักสิทธิมนุษยชนและสิทธิตามกฎหมาย กรณี  พบกระทำการที่มีลักษณะฝ่าฝืนหรือไม่ปฏิบัติตามกฎหมาย กฎ ระเบียบ ข้อบังคับ ตลอดจนนโยบายและแนวปฏิบัติที่เกี่ยวข้องหรือขัดต่อจรรยาบรรณมิตรผล หรือหลักการกำกับดูแลกิจการที่ดี ผู้กระทำต้องได้รับการพิจารณาโทษทางกฎหมาย และทางวินัยตามระเบียบข้อบังคับการทำงานของบริษัทที่กำหนดไว้
5. การให้ข้อมูล แจ้งเบาะแส หรือการร้องเรียนที่กระทำโดยสุจริต จะไม่เป็นเหตุในการถูกลงโทษ หรือ  ดำเนินการใดๆ ที่เป็นผลทางลบกับผู้ร้องเรียนหรือผู้ให้ข้อมูล

การดำเนินการเมื่อพบการร้องเรียน

     กำหนดให้มีขั้นตอนการร้องเรียน ดังนี้

ช่องทางการร้องเรียน

1. การส่งเรื่องร้องเรียนหรือแจ้งข้อมูลเบาะแส สามารถดำเนินการได้ ดังนี้

          1.1 จดหมายทางไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์

                    E-mail Address : CG@mitrphol.com

          1.2 เว็บไซต์บริษัท

                    www.mitrphol.com/whistleblowing

          1.3 จดหมายทางไปรษณีย์

                    หน่วยงานธรรมาภิบาล บริษัท น้ำตาลมิตรผล จำกัด (สำนักงานใหญ่) เลขที่ 2 อาคารเพลินจิตเซ็นเตอร์ ชั้น 3 ถนนสุขุมวิท คลองเตย กรุงเทพฯ 10110

          1.4 ช่องทางอื่นใดที่เหมาะสม

                    ร้องเรียนผ่านช่องทางอื่นใดที่เหมาะสมและสะดวกต่อผู้ร้องเรียน

2. การติดตามการพิจารณาการร้องเรียน กรณีผู้ร้องเรียนประสงค์จะติดตามผลการพิจารณาการร้องเรียน สามารถระบุความประสงค์และช่องทางการติดต่อกลับที่สะดวก เพื่อที่หน่วยงานธรรมาภิบาลจะดำเนินการแจ้งผลให้ทราบ ในภายหลัง

3. สิ้นสุดกระบวนการ หน่วยงานที่เกี่ยวข้องในการพิจารณาข้อร้องเรียนจะดำเนินการแจ้งผลกลับไปยัง หน่วยงานธรรมาภิบาล เพื่อแจ้งผลกลับไปยังผู้ร้องเรียนให้ทราบผลการพิจารณา ภายใน 7 วัน

4. กรณีที่ไม่เป็นไปตามแนวปฏิบัติฯ ฉบับนี้ (หากมี) ให้กลุ่มงานทรัพยากรบุคคลร่วมกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง  ประมวลเรื่อง สรุป พร้อมความเห็น เสนอให้ประธานเจ้าหน้าที่บริหารกลุ่มธุรกิจ พิจารณาสั่งการตามที่เห็นสมควรต่อไป